eOffice_FAQ

Frequently Asked Questions on implementation of eOffice

ഇ-മെയിൽ, ഇ. എം. ഡി. എന്നിവ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യൽ

 

Email ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഫോര്‍മാറ്റുകള്‍ IT മിഷന് നല്‍കുന്നു.
1.    Assessment Template (pdf)
2.    Proforma for Creating eMail ID (MS Excel), 
3.    Application for Bulk eEmail Account creation (pdf)
ഇമെയിൽ  ക്രിയേറ്റ് ചെയ്തതായ അറിയിപ്പ് ലഭിച്ചാൽ ഇ. എം. ഡി.  ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള പ്രൊഫോർമ നൽകുന്നു.
4.    EMD Format (MS Excel), 
5.    Transfer EMD Format(MS Excel)
മേല്പറഞ്ഞ 3 Excel ഫയലുകളും 2 pdf ഫയലും അതത് ഓഫീസുകളില്‍ നിന്ന് പൂരിപ്പിച്ച് ADC (ജനറല്‍) ഓഫീസുകളില്‍ ലഭ്യമാക്കിയിട്ടുള്ള eOffice Support Tracker വഴി IT മിഷന് implementation വേണ്ടി സമര്‍പ്പിക്കുക.

ഫോമുകൾക്കായി ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക 

Ticket Number / Issue Number

 

ADC (ജനറല്‍) മാര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കിയിട്ടുള്ള eOffice Support Tracker (http://eofficesupport.kerala.gov.in) വഴി സമര്‍പ്പിക്കുമ്പോള്‍ ഒരു Ticket Number ലഭിക്കുകയും ആയതിന്റെ പുരോഗതി ADC (ജനറല്‍) മാര്‍ക്ക് തുറന്ന് നോക്കി മനസിലാക്കാവുന്നതാണ്. Require More Information എന്ന status വന്നാലുടന്‍ ആവശ്യപ്പെട്ട വിവരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാനുണ്ടാകുന്ന താമസം തുടര്‍ന്നുള്ള processing -ല്‍ കാലതാമസം വരുത്തും. 

IP RANGE, FILE OFFSET & FILE CODE 

 

Processing -നിടെ IP RANGE, FILE OFFSET & FILE CODE എന്നിവ IT മിഷന്‍ ആവശ്യപ്പെടും. ഇവ മുന്‍കൂട്ടി തയ്യാറാക്കി വച്ചിരുന്നാല്‍ ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഉടന്‍ നല്‍കാവുന്നതാണ്. 

KSWAN, IP Range

 

ഓരോ ഓഫീസിലേക്കും നിശ്ചിത KSWAN ഐപി അഡ്രസ്സുകൾ അലോട്ട് ചെയ്തിട്ടുണ്ടാകും. KSWAN ബ്ലോക്ക്‌/ജില്ലാ എഞ്ചിനീയര്‍മാരെ ബന്ധപ്പെട്ട് ഇക്കാര്യം ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ഓഫീസിലേയ്ക്ക് allot ചെയ്തിട്ടുള്ള KSWAN IP address വാങ്ങുകയും ആയത് സീറ്റുകളിലെ കമ്പ്യൂട്ടര്‍കളില്‍ configure ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക

File Offset

File Offset എന്നത് നമ്മുടെ ഓഫീസിൽ eOffice ആരംഭിക്കുമ്പോള്‍ തപാല്‍ നമ്പറിന്റെ തുടക്കമാകേണ്ടുന്ന നമ്പര്‍ ആണ്. പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതിനെക്കാള്‍ അല്പം കൂടുതലായ സംഖ്യ നല്‍കുക. ഉദാഹരണമായി ഒരു ഓഫീസില്‍ തന്‍വര്‍ഷം  1710 തപാല്‍ ആയിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ 2000 എന്ന് ഓഫ്സെറ്റ് ആയി നല്‍കാവുന്നതാണ്. 

File Code

ഫയല്‍ കോഡ് എന്നത് ഫയല്‍ നമ്പരില്‍ നമ്മുടെ ഓഫീസിനെ തിരിച്ചറിയുന്നതിനായുള്ള, 6 അക്ഷരങ്ങള്‍ ഉള്ള കോഡ് ആണ്. ആയത് താഴെ പറയുന്ന പ്രകാരം നല്‍കേണ്ടതാണ്. 
BPVMPM/<file number>/<year>/Seat No. എന്നതില്‍ BPVMPM എന്നത് വാമനപുരം ബ്ലോക്കിന്റെ ഫയല്‍ കോഡ് ആണ്. 

അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങള്‍

 

ഓഫീസുകളില്‍, നിലവില്‍ ഉപയോഗിച്ചുവരുന്ന കമ്പ്യൂട്ടറുകള്‍ (Desktop/Laptop) മതിയാകും, കൂടാതെ, KSWAN internet connection കൂടി ഉറപ്പുവരുത്തുക. 

VPN കണക്ഷന്‍ ലഭിക്കുന്നതിനായി

 

KSWAN ലഭ്യമാകാൻ സാധ്യതയില്ലാത്ത സാഹചര്യത്തില്‍ VPN കണക്ഷൻ താല്കാലികമായി ഉപയോഗപ്പെടുത്താവുന്നതാണ്. ആയതിനായി ജില്ലാ നോഡൽ ഓഫീസർ - ADC(General) ഐ.ടി. മിഷന്‍-ന് നിശ്ചിത പ്രൊഫോർമയിൽ ഇമെയിൽ (eoffice.ksitm@kerala.gov.in) ചെയ്ത് നൽകിയാൽ അന്നേ ദിവസം തന്നെ ലഭ്യമാകുന്നതാണ്.

ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന് മാത്രമാണ് VPN കണക്ഷൻ വേണ്ടതെങ്കിൽ Application for creation of single VPN account എന്ന അപേക്ഷ ഫോം മാത്രം പൂരിപ്പിച്ച് അയക്കുക.

ഒന്നിൽ കൂടുതൽ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് ഒരേസമയം VPN കണക്ഷനായി അപേക്ഷിക്കുമ്പോൾ Application for creation of Bulk VPN account നോടൊപ്പം VPN Request Template എക്സ്ൽ ഫയൽ കൂടി പൂരിപ്പിച്ച് soft copy അയക്കേണ്ടതാണ്. 

ഇമെയിൽ ഐഡി  പരിശോധിക്കുന്നതെങ്ങനെ?

 

ഇമെയിൽ ഐഡി ക്രിയേറ്റ് ചെയ്തു കഴിയുമ്പോൾ അത് അറിയിച്ചുകൊണ്ടുള്ള എസ്എംഎസ് ലഭിക്കും. സാങ്കേതിക കാരണങ്ങളാൽ ചിലപ്പോൾ എസ്എംഎസ് ലഭിക്കാതിരിക്കാം. എന്നിരുന്നാലും ഓഫീസിലുള്ള എല്ലാവർക്കും ഇമെയിൽ ഐഡി ക്രിയേറ്റ് ചെയ്തു എന്ന അറിയിപ്പ് ലഭിക്കുമ്പോൾ email.gov.in എന്ന വെബ്സൈറ്റ് ഉപയോഗിച്ച ആയത് പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ്. SMS ആയി ലഭിച്ച പാസ്‌വേഡ് -നോടൊപ്പം Kavach എന്ന NIC യുടെ ആപ്ലിക്കേഷൻ ഉപയോഗിച്ച് ലഭിക്കുന്ന OTP കൂടി ഉപയോഗിച്ച് വേണം ലോഗിൻ ചെയ്യാൻ

Kavach

 

ഗവൺമെൻറ് ഇമെയിൽ ഐഡി ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നതിനായി Kavach എന്ന NIC യുടെ ആപ്ലിക്കേഷൻ മൊബൈൽ ഫോണിൽ / കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഗൂഗിൾ പ്ലേ സ്റ്റോറിൽ ലഭിക്കുന്ന NIC യുടെ ആപ്ലിക്കേഷൻ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്തതിനുശേഷം നമ്മുടെ ഇ-മെയിൽ വിവരങ്ങൾ ചേർത്ത് കോൺഫിഗറേഷൻ പൂർത്തിയാക്കുക. തുടർന്ന് ഓരോ 30 സെക്കൻഡ് കൂടുമ്പോഴും മാറിമാറിവരുന്ന എന്ന ഒരു OTP കാണാൻ കഴിയും. ഇ-മെയില്‍ പാസ്‌വേഡ് -നോടൊപ്പം ഈ OTP കൂടി ഉപയോഗിച്ച് വേണം മെയിലില്‍ ലോഗിൻ ചെയ്യാൻ.

ഇ-മെയിൽ പാസ്‌വേഡ് റീസെറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് 

 

https://email.gov.in/ എന്ന വെബ്‌ സൈറ്റില്‍ Forgot Password എന്ന ഓപ്ഷന്‍ ഉപയോഗിച്ച് reset ചെയ്യാന്‍ കഴിയും. 
Password Reset ചെയ്ത് രണ്ട് മണിക്കൂർ കഴിഞ്ഞ് മാത്രമേ eOffice-ൽ ലോഗിൻ ചെയ്യാൻ കഴിയൂ.

eOffice  ഐ.ഡി.യും ഇമെയില്‍ ഐ.ഡി.യും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം

 

eOffice - ല്‍ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഐ.ഡി. യും ഇമെയില്‍ ഐ.ഡി. യും തമ്മില്‍ ചെറിയ വ്യത്യാസമുള്ളത് ശ്രദ്ധിക്കുക.
ഇമെയില്‍ ഐ.ഡി. -     name.123456@kerala.gov.in
eOffice  ഐ.ഡി. -     name.123456-ker

eOffice -ൽ പ്രവേശിക്കുന്നതിന്

 

eOffice ഓഫീസ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിനായി Mozilla FireFox ബ്രൗസർ ഉപയോഗിക്കുക. https://erdd.kerala.gov.in/ എന്ന് ബ്രൌസറിന്റെ അഡ്രസ് ബാറിൽ തന്നെ ടൈപ്പ് ചെയ്തു സൈറ്റിൽ പ്രവേശിക്കുക, സെർച്ച് ചെയ്ത് ലോഗിൻ ചെയ്യാൻ ശ്രമിച്ചാൽ ലഭ്യമാകില്ല.

eOffice ലോഗിന്‍ വിന്‍ഡോ ലഭ്യമായാല്‍ eOffice  ഐ.ഡി.( name.123456-ker ) ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്യക.

e Office -ൽ പ്രവേശിക്കുന്നതിന് Kavach OTP ആവശ്യമുണ്ടോ ?

 

e Office -ൽ പ്രവേശിക്കുന്നതിന് നിലവിൽ e Office - യൂസർ ഐഡിയും പാസ്‌വേഡും മാത്രമേ ആവശ്യമുള്ളൂ. ഇ-മെയിൽ-ൽ  പ്രവേശിക്കുന്നതിനു മാത്രമാണ് Kavach OTP ആവശ്യമുള്ളത്.

Digital Signature Certificates (DSCs)

 

DSC സൈൻ ചെയ്യുന്നതിന് ആവശ്യമായ അടിസ്ഥാന സൗകര്യങ്ങൾ 

Mozilla Firefox 52 ESR എന്ന ബ്രൌസര്‍ ഉപയോഗിച്ച് മാത്രമേ DSC Signing ചെയ്യാന്‍ കഴിയൂ. 

Download Mozilla Firefox 52 ESR

സ്ഥലംമാറ്റം ഉണ്ടാകുമ്പോൾ / സീറ്റ് മാറുമ്പോൾ ലോഗിൻ മാറ്റുന്നതിനായി :

സ്ഥലംമാറ്റം ഉണ്ടാകുമ്പോൾ:

നിലവിൽ ഒരു ഓഫീസിൽ ജോലിയിലിരിക്കെ മറ്റൊരു ഓഫീസിലേക്ക് സ്ഥലം മാറ്റം ലഭിക്കുമ്പോൾ റിലീവ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥൻറെ വിവരവും അദ്ദേഹത്തിൻറെ ചാർജ് ഇജ്ജ് ലഭിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥനെ വിവരവും Transfer EMD (Excel) ഫോറം ഉപയോഗിച്ച് ജില്ലാതല നോഡൽ ഓഫീസറുടെ eOffice Support Tracker വഴി ഐ.ടി. മിഷനിൽ അറിയിച്ച് സീറ്റ് ചുമതല ഒഴിവാക്കേണ്ടതാണ്. 
തുടർന്ന് അദ്ദേഹം പുതിയ ഓഫീസിൽ ജോലിയിൽ പ്രവേശിക്കുമ്പോൾ പുതിയ ഓഫീസ്, Transfer EMD (Excel) ഫോറം ഉപയോഗിച്ച് ഐ.ടി. മിഷനിൽ അറിയിച്ച് സീറ്റ്‌ അസൈൻ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. 

ഓഫീസിനുള്ളില്‍ സീറ്റ് മാറുമ്പോൾ :

ഒരു ഓഫീസിനുള്ളില്‍ സീറ്റ് മാറുമ്പോള്‍, Transfer EMD (Excel) പ്രൊഫോര്‍മ പൂരിപ്പിച്ച് eOffice Support Tracker വഴി ഐ.ടി. മിഷനിൽ അറിയിക്കേണ്ടതാണ്. 

.

.

eOffice Support Tracker -ല്‍ Require More Information എന്ന status വന്നാല്‍..

ADC (ജനറല്‍) മാര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കിയിട്ടുള്ള eOffice Support Tracker ല്‍ നമ്മുടെ ഭാഗത്തുനിന്നും കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നതിനായി Require More Information എന്ന status വന്നാലുടന്‍ ആവശ്യപ്പെട്ട വിവരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാനുണ്ടാകുന്ന താമസം തുടര്‍ന്നുള്ള processing -ല്‍ കാലതാമസം വരുത്തും. 

സംശയങ്ങൾക്ക് IT മിഷനുമായി ബന്ധപ്പെടുന്നതിന് 

 

നമ്മുടെ ആവശ്യങ്ങളും സംശയങ്ങളും ADC (ജനറല്‍) മാര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കിയിട്ടുള്ള eOffice Support Tracker (http://eofficesupport.kerala.gov.in) വഴിയാണ് IT മിഷനെ അറിയിക്കേണ്ടത്. ആവശ്യങ്ങൾ സമര്‍പ്പിക്കുമ്പോള്‍ ഒരു Ticket Number ലഭിക്കുകയും പുരോഗതി പോർട്ടൽ മുഖേന തന്നെ അറിയാൻ കഴിയുന്നതുമാണ്. IT മിഷനിൽ ഏത് സീറ്റിൽ ആണ് ടിക്കറ്റ് അസൈൻ ചെയ്തത് എന്ന് പോർട്ടൽ മുഖേന മനസ്സിലാക്കി അത്യാവശ്യമെങ്കിൽ 0471-2525444 ഫോൺ മുഖേന IT മിഷനുമായി ബന്ധപ്പെടാവുന്നതാണ്.